Was sind Automatisierungs-Tools und warum sind sie für Makler relevant?
Bevor wir zu den konkreten Aufgaben kommen, kurz das Wichtigste: Immobilienmakler Automatisierung funktioniert nach dem Wenn-Dann-Prinzip. Wenn Ereignis A passiert, dann führe Aktion B aus.
Beispiel: Wenn ein neuer Lead über deine Website eingeht (Ereignis A), dann lege ihn automatisch in deinem CRM an, schicke eine Begrüßungs-E-Mail und benachrichtige dich per App-Notification (Aktion B).
Diese sogenannten „Workflows“ oder „Zaps“ laufen 24/7 im Hintergrund. Du richtest sie einmal ein und vergisst sie dann — außer du willst etwas anpassen.
Laut einer Studie von Zapier sparen Unternehmen, die Workflow-Automatisierung einsetzen, im Schnitt über 10 Stunden pro Woche ein. Auch der Bitkom-Digitalreport für die Immobilienwirtschaft bestätigt: Digitale Prozesse sind der größte Hebel für Makler, um Effizienz zu steigern, ohne Personal aufzubauen.
Kurzer Tool-Überblick:
| Tool | Einstieg | Monatliche Kosten | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Zapier* | Sehr einfach | Ab 0 € (Gratis), ca. 22 € (Starter) | Größte App-Bibliothek (7.000+), ideal für Anfänger |
| Make* | Etwas technischer | Ab 0 € (Gratis), ca. 9 € (Core) | Günstiger, mächtige Logik, gut für komplexe Workflows |
| n8n | Technisch, selbst gehostet | Ab 0 € (Open Source) | DSGVO-Plus durch Selbst-Hosting, EU-konform |
Alle drei Plattformen lassen sich mit gängiger Maklersoftware verbinden — onOffice*, Propstack, MaklerControl, Flowfact — sowie mit Gmail, Calendly, Google Sheets, Slack und Hunderten weiteren Apps.
7 Aufgaben die du als Makler sofort automatisieren kannst
1. Lead-Erfassung und CRM-Eintrag
Das Problem: Interessentenanfragen kommen über Immoscout24, ImmoWelt, deine Website, Facebook-Ads und per E-Mail. Jede davon müsstest du manuell ins CRM übertragen — und verlierst dabei Zeit und manchmal auch Leads.
Die Lösung: Ein Zapier- oder Make-Workflow, der neue Anfragen von allen Kanälen automatisch in dein CRM (onOffice*, Propstack oder MaklerControl) schreibt, ein Tag vergibt, eine Willkommens-E-Mail verschickt und dich per App benachrichtigt.
So funktioniert’s:
– Trigger: Neues Formular auf deiner Website (z.B. über Typeform oder Gravity Forms)
– Aktion 1: Neuer Kontakt in onOffice anlegen
– Aktion 2: Begrüßungs-E-Mail aus Template verschicken
– Aktion 3: Push-Benachrichtigung auf dein Handy
Zeitersparnis: Etwa 5–10 Minuten pro Lead. Bei 20 Anfragen pro Woche sind das über 3 Stunden — wöchentlich.
→ Zapier kostenlos testen* — Gratis-Plan mit 100 Zaps/Monat reicht für den Einstieg. Für Makler mit höherem Volumen empfiehlt sich der Starter-Plan für ca. 22 €/Monat.
2. Exposé-Versand nach Anfrage
Das Problem: Ein Interessent fragt nach einem Objekt. Du öffnest das CRM, suchst das Exposé, hängst es an eine E-Mail, schreibst einen personalisierten Text — und das für jede Anfrage einzeln.
Die Lösung: Verbinde deine Maklersoftware mit einem E-Mail-Tool. Sobald ein Interessent einem Objekt zugeordnet wird, versendet das System automatisch das passende Exposé-Template mit personalisierten Platzhaltern (Name, Objekt-Adresse, Ansprechpartner).
So funktioniert’s (mit Make):
– Trigger: Neuer Lead-Objekt-Match in Propstack oder MaklerControl
– Aktion 1: Exposé-PDF aus dem System abrufen
– Aktion 2: Personalisierte E-Mail über Gmail/Outlook versenden
– Aktion 3: CRM-Eintrag mit Versand-Datum aktualisieren
Zeitersparnis: 8–15 Minuten pro Exposé-Versand. Bei 30 Exposés pro Monat: 4–7 Stunden gespart.
→ Make kostenlos testen* — Core-Plan für komplexere Workflows ab ca. 9 €/Monat.
3. Besichtigungstermine koordinieren
Das Problem: „Wann können wir einen Termin machen?“ — Diese Frage beantwortest du täglich mehrfach. E-Mail hin, E-Mail her, Kalender checken, Termin bestätigen. Bis der Termin steht, sind 3–5 Nachrichten ausgetauscht.
Die Lösung: Ein Online-Buchungssystem wie Calendly* mit deinem Kalender verknüpfen. Interessenten wählen selbst einen freien Slot aus. Der Termin landet automatisch in deinem Kalender, du bekommst eine Bestätigung, der Interessent bekommt eine Erinnerungs-E-Mail 24h vorher.
Automatisierungs-Stack:
– Calendly* (Terminbuchung, ab 0 € kostenlos)
– Zapier verbindet Calendly → CRM-Eintrag in onOffice → Bestätigungs-E-Mail
– Optional: Zoom-Link für virtuelle Besichtigungen automatisch generieren
Zeitersparnis: 15–20 Minuten pro Terminabstimmung. Wer täglich 3 Termine koordiniert, spart 1,5 Stunden — täglich.
4. Follow-up-Sequenzen für Interessenten
Das Problem: Nach einer Besichtigung sagst du „Ich melde mich“ — und dann passiert entweder nichts oder du machst es manuell. Dabei wäre ein strukturiertes Follow-up entscheidend für die Abschlussrate.
Die Lösung: Eine automatisierte E-Mail-Sequenz, die nach einer Besichtigung ausgelöst wird. Beispiel: Tag 1 Dankesmail, Tag 3 Frage nach Feedback, Tag 7 Neues passendes Objekt, Tag 14 letzter freundlicher Kontakt.
So baust du das auf:
– CRM (onOffice* oder Flowfact) erstellt nach Besichtigung automatisch eine Follow-up-Aufgabe
– Zapier/Make triggert die E-Mail-Sequenz in deinem E-Mail-Tool (ActiveCampaign, Brevo oder direkt Gmail)
– Sequenz pausiert automatisch wenn der Interessent antwortet
Zeitersparnis: Schwer zu beziffern — aber die Wirkung ist enorm. Branchenbeobachtungen zeigen: Der Großteil der Deals kommt nicht beim ersten Gespräch zustande, sondern nach mehreren Kontaktpunkten. Laut BVFI (Bundesverband für die Immobilienwirtschaft) ist systematisches Follow-up einer der größten Umsatzhebel für Makler. Wer Follow-ups automatisiert, verpasst keine Leads mehr.
5. Immobilienanzeigen auf mehreren Portalen gleichzeitig schalten
Das Problem: Ein Objekt muss auf Immoscout24, ImmoWelt, Immonet und vielleicht noch auf Facebook Marketplace. Jedes Portal hat ein eigenes Interface, jede Anzeige muss separat eingepflegt werden.
Die Lösung: Maklersoftware mit Multi-Portal-Export. Gute CRM-Systeme wie onOffice*, Flowfact oder Propstack ermöglichen einen Klick-Export auf alle wichtigen Portale gleichzeitig. Kombiniert mit einem Zapier-Workflow, der dich benachrichtigt wenn eine Anzeige live geht oder ausläuft, behältst du den Überblick ohne manuellen Aufwand.
Bonus-Automatisierung: Wenn eine Anzeige nach 30 Tagen keine Anfragen generiert hat → automatische Benachrichtigung zum Preis-Review oder Anzeigen-Refresh.
So richtest du das ein (n8n-Workflow):
– n8n überwacht täglich die Anfragezahlen pro Objekt via Immoscout-API
– Bei unter X Anfragen → Slack-Nachricht + Aufgabe im CRM anlegen
– Bei Ablauf der Anzeige → automatische Verlängerungs-E-Mail
Zeitersparnis: 30–60 Minuten pro Objekt beim Multi-Portal-Export.
6. Rechnungsstellung und Buchhaltungsübergabe
Das Problem: Nach einem Abschluss muss eine Rechnung raus. Die Provision berechnen, Rechnungsdaten aus dem CRM übertragen, Rechnung erstellen, versenden, in der Buchhaltung erfassen. Das dauert — und macht keiner gern.
Die Lösung: Wenn ein Objekt im CRM auf „Verkauft“ gesetzt wird, triggert Zapier automatisch die Rechnungserstellung in deinem Buchhaltungstool, füllt alle Felder mit CRM-Daten aus und sendet die Rechnung direkt an den Kunden.
Workflow-Aufbau:
– Trigger: Objekt-Status in onOffice wechselt zu „Verkauft/Vermietet“
– Aktion 1: Rechnung in lexoffice* oder sevDesk mit korrekten Daten erstellen
– Aktion 2: Rechnung automatisch per E-Mail versenden
– Aktion 3: Einnahme in Google Sheets oder Buchhaltungs-Dashboard erfassen
Zeitersparnis: 20–30 Minuten pro Abschluss. Bei 5 Abschlüssen im Monat: ~2 Stunden.
→ lexoffice 6 Monate kostenlos testen* — Buchhaltung für Selbständige und kleine Unternehmen, Zapier-native Integration, DSGVO-konform auf deutschen Servern. Ab ca. 8 €/Monat nach der Testphase.
sevDesk testen — Alternative zu lexoffice, ebenfalls mit Zapier-Integration, deutsches Unternehmen, ab ca. 8 €/Monat.
7. Bewertungsanfragen und Google-Rezensionen einholen
Das Problem: Kundenbewertungen sind Gold wert — aber die meisten Makler vergessen, darum zu bitten, oder es ist ihnen unangenehm. Dabei landen 90% der positiven Erfahrungen nie in einer Rezension.
Die Lösung: Nach einem Abschluss oder nach einer erfolgreich abgeschlossenen Besichtigung sendet ein automatischer Workflow nach 3–5 Tagen eine freundliche Bitte um eine Google-Bewertung — personalisiert mit dem Namen des Kunden und einem direkten Link zur Bewertungsseite.
Workflow-Aufbau:
– Trigger: Objekt-Status „Abgeschlossen“ im CRM
– 3 Tage warten (Make hat eingebaute Delay-Funktion)
– E-Mail mit personalisierten Feldern und Google-Bewertungslink versenden
– Optional: Wenn Bewertung eingeht → automatische Dankes-E-Mail
Zeitersparnis: Zeit ist hier sekundär — der Wert liegt in der systematischen Reputationspflege. Makler die diesen Workflow nutzen, sammeln deutlich mehr Bewertungen als ohne systematisches Nachfassen.
Zeiteinspar-Überblick auf einen Blick
| Aufgabe | Zeitersparnis/Woche | Schwierigkeit | Tool |
|---|---|---|---|
| Lead-Erfassung & CRM | 2–3 Stunden | Einfach | Zapier + Maklersoftware |
| Exposé-Versand | 1–2 Stunden | Einfach | Make + Maklersoftware |
| Terminkoordination | 3–5 Stunden | Sehr einfach | Calendly + Zapier |
| Follow-up-Sequenzen | 1 Stunde | Mittel | Zapier + E-Mail-Tool |
| Multi-Portal-Anzeigen | 1–2 Stunden | Einfach | Maklersoftware |
| Rechnungsstellung | 30 Min–1 Stunde | Mittel | Zapier + lexoffice/sevDesk |
| Bewertungsanfragen | 30 Minuten | Einfach | Make |
| Gesamt | ~10–15 Stunden | — | — |
10 bis 15 Stunden pro Woche. Bei 40 Wochen Arbeit pro Jahr entspricht das 400–600 Arbeitsstunden — oder 50–75 Arbeitstagen.
Wo anfangen? Die richtige Reihenfolge
Nicht alles auf einmal. Hier ist die empfohlene Reihenfolge für Makler die gerade mit Immobilienmakler Automatisierung starten:
Schritt 1 — Zapier-Account anlegen (kostenloser Plan reicht für den Start)
Schritt 2 — Lead-Erfassung automatisieren (größter sofortiger Impact, einfach umzusetzen)
Schritt 3 — Terminbuchung per Calendly (spart täglich Zeit, sofort spürbar)
Schritt 4 — Exposé-Versand automatisieren (braucht etwas Vorbereitung am Template)
Schritt 5 — Follow-up und Rechnungsstellung (sobald die Basis läuft)
Wer tiefer einsteigen will und mehr Kontrolle über seine Daten möchte, sollte sich n8n anschauen — open source, selbst gehostet, DSGVO-konform ohne Abhängigkeit von US-Servern.
Häufige Fragen (FAQ)
Brauche ich Programmierkenntnisse für Zapier oder Make?
Nein. Beide Plattformen sind für Nicht-Techniker gemacht. Du verbindest Apps per Drag-and-drop, wählst Trigger und Aktionen aus einem Menü. Für 80% der hier genannten Aufgaben brauchst du keine einzige Zeile Code.
Funktionieren diese Tools mit meiner bestehenden Maklersoftware?
Zapier und Make unterstützen onOffice*, Propstack, Flowfact und viele weitere über deren APIs. Für MaklerControl und ältere Systeme gibt es oft Webhook-basierte Lösungen. Prüfe vor dem Kauf ob deine Maklersoftware eine API oder Zapier-Integration hat.
Ist das DSGVO-konform?
Zapier und Make sind US-Unternehmen, haben aber EU-Rechenzentren und sind DSGVO-konform zertifiziert. Für maximale Datensicherheit nutze n8n auf einem deutschen oder EU-Server — dann verlassen deine Kundendaten nicht deine eigene Infrastruktur. Passe außerdem deine Datenschutzerklärung an, wenn du neue Tools einführst.
Was kostet ein Automatisierungs-Stack für Makler monatlich?
Ein solider Stack kostet 30–80 Euro pro Monat: Zapier* Starter (~22 €) + Calendly* Essentials (~8 €) + lexoffice* (~8–15 €) oder sevDesk (~8 €). Maklersoftware wie onOffice* kommt noch dazu. Im Vergleich zu den gewonnenen Stunden ist das Rendite im vierstelligen Bereich.
Was ist wenn ein Workflow fehlerhaft läuft?
Alle drei Plattformen protokollieren jeden Schritt. Du siehst sofort wo ein Fehler aufgetreten ist, was der Trigger-Wert war und was fehlgeschlagen ist. Zapier schickt dir außerdem eine E-Mail wenn ein Zap mehrfach fehlschlägt.
Fazit: Makler automatisieren ist kein Luxus — es ist Wettbewerbsvorteil
Makler die heute noch alles manuell machen, kämpfen mit steigenden Kundenzahlen, höherem Wettbewerbsdruck und gleichzeitig weniger Zeit. Makler automatisieren ist keine Spielerei für Tech-Enthusiasten — sie ist das, was professionelle Maklerbüros von Einzelkämpfern unterscheidet, die im Hamsterrad feststecken.
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Fang mit einer Aufgabe an. Richte einen Zapier*-Account ein, automatisiere deine Lead-Erfassung, und schau dir an wie viel Zeit das freisetzt. Dann kommt das nächste.
Die Tools sind da. Die Zeit zu sparen ist jetzt.
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Keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfe DSGVO-Konformität von Automatisierungs-Tools mit deinem Datenschutzbeauftragten.
Über den Autor
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